首先，会务公司应该了解会议目的，这是制定会议预算的基础。明确会议目的之后，了解客户需求就成了关键，如兰州会议场地选择要求、会议议程以及会议举办时间等。都是预算的准备因素。
首先，会务公司应该了解会议目的，这是制定会议预算的基础。明确会议目的之后，了解客户需求就成了关键，如兰州会议场地选择要求、会议议程以及会议举办时间等。都是预算的准备因素。
会议策划者需要熟悉参会者的身份，级别越高成本越高。有无特别需求，例如餐饮是否需要清真餐、有无住房需求。收集完信息之后，会议策划者可以起草一个预算计划，方便计算收入和支出。
一般会议花费有包括场地、住房、交通运输、餐饮、兰州会议摄影摄像、广告制作、行政管理、演出活动、主持人、礼仪报酬等。每项花费中，预算应该包括预期投入、实际花费和两者之间的差额。兰州米廷会展小编为大家总结了以下防止超出预算的方法：
1、相同会议室安排相同的AV配置。
2、联系该城市的演艺公司为本次会议兰州演出活动。
3、提供普通早餐。
4、缩短接待时间。
5、通过消费量预订餐饮，而不是以人数来计算。
6、提供清淡午餐。有必要的时候提供盒装午餐。
7、通过洽谈降低会务组及演艺人员的费用。
8、聘请地方的兰州主持人。
9、为就餐寻找赞助。
10、使用循环利用的徽章。
11、尽量雇用学生兼职服务人员来降低费用。
12、组织由参会代表自行承担费用的交流晚宴。
13、预订优惠时期或者非高峰期的会议场地。
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