兰州米廷会展服务通常将会议的相关人员分为三类：筹备与接待人员、领导小组和参会人员。
1、领导小组
领导小组是所有重要事项的决策人，包括兰州会议时间策划、会议地点地点、议程、邀请人员等等，为整个会议定下基调;
2、筹备与接待人员
筹备与接待人员的职责是：按照领导的安排，为领导小组提供会议筹备的具体细节，提供备选方案，供领导决策，在会议过程中进行接待，并处理突发事件，因而也是承担会议成败重要责任的人员，一个会议通常是千头万绪的，筹备与接待人员是否有好的方案，考虑是否周全，会很重要。
筹备与接待人员要有明确的职责分工：
要设定一个负责人;
要有人专门负责日程安排及与各部门协调;
要有人专门负责联系场地、兰州会场布置;
有人专门负责餐饮及外地赶来参会人员的住宿、旅行安排;
要有人专门负责设计比赛与其他活动;
要有专人负责会议现场的接待事宜等等。
3、参加人员
会议要邀请哪些人参加同样需要考虑周全;
在确定了参加人员名单后，要明确参加人员中，谁坐主席台;谁是会议的主持人;谁要在会议过程中发言或演讲;谁是嘉宾;谁是参与讨论的人;谁要表演、比赛，等等，要针对不同参会人员的需求，给予不同的事先准备。
会议前期的筹备过程中要考虑的，如主席台的座位安排与姓名牌如何摆放?主持人是否要准备串词?发言的人是否要准备兰州会议投影仪设备?嘉宾是否要有标志?表演的人是否需要道具与服装，等等，都要在参会人员名单确定后，进行准备。