一个成功的会议管理人一定要确定在现场的有效沟通，相反地一个不成功的会议，花费了数月或数年计划，却因为现场协调不好而使会议失色，所谓现场沟通是团队协作的表现。兰州米廷会展服务都会做到以下两点来进行现场沟通。
一个成功的会议管理人一定要确定在现场的有效沟通，相反地一个不成功的会议，花费了数月或数年计划，却因为现场协调不好而使会议失色，所谓现场沟通是团队协作的表现。兰州米廷会展服务都会做到以下两点来进行现场沟通。
(一)会前协调会：
在前往兰州会议场地前要先和会场及主要承包商人员排定会前协调会，协调会的目的是对会议现场安排整个细节做详细讨论，让大家都清楚在现场所负的责任与彼此的协调。
协调会是提供大家再一次检查工作内容以及提供问题讨论，有些可能在文字中写得不够清楚，彼此指派一个人负责沟通，有关场地部分都向场地承办人沟通，因为场地承办人不一定一直在会场，问他(她)分机号码或呼叫器，并问清楚如果周末或清早或晚上和谁联络。安排在会前与会场及主要承包商举行协调会是非常重要也是必要的。包括会议中心、饭店、交通/旅游公司等，这是在会前最后一次解决问题的机会。
(二)电话、无线对讲机和呼叫器
电话：小型会议可能不需要内部联系系统，只要利用内线电话即可，但是兰州大型会议只靠会场或饭店电话系统可能会延误事情，因此要安装几条专线电话，有些饭店和会议中心专线电话线和设备有限，因此会收取适当的费用。以大部分的情况来说，安排专线电话是经由当地电话系统，至少要在4个星期前申请。大型会议最好自己申请专线电话线和内线系统，电话号码往往很难在大会手册印制前获得，但有时也可向电话公司说明，他们可以先提供号码，但是不保证到时候安置的号码一定相同，如果会议在会议中心举行，他们有自己内部电话系统，事先要有电话号码就不会那么复杂。
无线对讲机：为了在会场快速与主要工作人员沟通，很多兰州会议会展利用对讲机联系。对讲机在同一频道可多人通话，它的优点是可以立即回答或处理紧急事件，这种通讯范围在户外大约一二条街之内。不论在处理任何问题，现场沟通中必须要做到准时、方便、合理的为客户解决这才是我们兰州米廷会展服务真正的价值所在。