兰州会议策划服务中的交通主要是指地面交通。地面交通范围比较广，其中包括机场接送巴士、铁路系统、常规价和团体价出租车、酒店免费汽车、大型轿车等。
如果会议有特殊安排，不管是机场接送还是会外活动，会议策划人员都要提前通知参会者。另外，要提前安排并通知机场、旅行社等安排一些车辆在某个时间段接机。如果是在大城市，或者车辆要在交通高峰期穿越市中心商业区，那么你要把参会者集中到达或离开的大致时间提前告诉服务公司。
会场与会场之间的往返兰州汽车租赁服务通常并不是最好的解决办法，因为它既麻烦又昂贵。会议策划者最重要的工作之一就是减少开支并避免问题的出现。要实现这个目标，会议策划者应该进行深入的调查和研究，制定出针对性的计划并确定具体开支多少。减少开支、避免问题最简单的办法是把费用打在会议注册费里或赞助费里。
为了向参会者提供最好的地面交通服务，会议策划人员应该尽可能提前准备。比如，在为一个要在多个地点举行的会议选择场地时，就要事先计划好各地之间的交通线路。在选择地面交通服务商时，不要只咨询一家或两家公司，要多咨询几家，并向它们提供与交通相关的所有详细信息。对于大巴往返服务，会议策划者应向兰州会议服务说清楚以下几点：最低收费是多少(包括司机费用);超时收费的标准是什么;是否提供指示牌;非高峰期服务(可选择)如何安排;调度员是否有对讲机、调度员费用是多少、地面交通管理人员的费用是多少等等。另外，还要问清楚收费是从车辆出库时起算还是以到达出发地点为准。