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　　一、会场设施与会议用品的作用

　　对于大型公开性会议或专业研讨会等，会议各种设施和用品的准备工作是很重的。会议设施欠缺、兰州会场布置不合理或使用不方便，都会分散与会者精力，使之不能很好地专注于会议，严重影响会议进程。概括来说，会场设施和各种会议用品主要有以下几个方面的作用：

　　1.创造舒适安全的环境

　　如桌椅、照明灯具、空调、安全通道、消防设施、车辆等能使会议的环境舒适、安全，从而提高会议的效率。

　　2.克服语言交流障碍

　　如翻译机、兰州同声传译系统等，可以使不同的语言在同时同地实现无障碍交流。

　　3.营造会议气氛

　　如标语、口号、旗帜、桌布、桌牌、花卉、音乐等，对会场气氛起着不可小觑的作用。

　　4.提供会议服务

　　如茶水、矿泉水、饮料等以及相应的杯具、茶具，如果在会议过程中安排茶歇，还应安排水果、茶点、咖啡等。

　　5.记录和传递会议信息

　　如纸、墨、笔、摄像机、录音机、兰州会议录音笔等最基本的产品。扩音机、幻灯机、投影仪等设备可以提高会议信息的听觉和视觉表达效果。

　　6.使高技术会议成为现实

　　如电话会议、电视电话会议、计算机网络会议、技术培训会议等离不开电话机、电视机、计算机和相应的网络设备。

　　二、会场设施与会议用品的准备工作

　　1.会前制定计划

　　会务工作机构或会务工作人员应在会前根据会议需要制定详细的有关物品和设备的使用计划，作为会议预案的附件，报请会议的领导机构审定。计划内容包括：所需物品和设备的清单，包括名称、型号、数量;物品和设备的来源，如租借、调用、采购等;以及所需的费用。

　　2.落实专人服务

　　会议用品和设备的准备、安装、兰州舞台音响调试和使用是一项责任性和技术性都很强的工作，准备是否充分，安装调试是否到位，对会议能否顺利进行影响甚大，不等有半点差错。因此，一定要落实专人负责此项工作，必要时应配备一定数量的技术人员。

　　3.提前准备到位

　　会议用品应当在会前准备妥当，分发到位;有关设备和设施应在会前完成安装、调试工作。

　　4.实用节约

　　实用和节约是准备会议物品和设备的重要原则。要严格按照会议的经费预算执行，提倡节约型会议，反对追求豪华、奢侈。

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