今天我们来讨论一下大型会议活动的布置、彩排、正式会议活动和会后拆卸设备等过程当中，休息和伙食、人工都可能会产生费用，你的会议预算当中有无包含这些费用?有没有其他的服务公司来安装设备?酒店的其他会议活动会不会影响他们的安装工作?合同有没有规定把这些开支列入总账单?
今天我们来讨论一下大型会议活动的布置、彩排、正式会议活动和会后拆卸设备等过程当中，休息和伙食、人工都可能会产生费用，你的会议预算当中有无包含这些费用?有没有其他的服务公司来安装设备?酒店的其他会议活动会不会影响他们的安装工作?合同有没有规定把这些开支列入总账单?
首先明确你的任务。你是否要支付装置设备职工的伙食费?有无规定的就餐时间?职工伙食费是另外计费的，还是包括在合同的书面预算里?有时你是没必要支付伙食费的，但要确认清楚。你是否需要多交布场押金?酒店布场是不是需要另外交布场费的。兰州灯光设计和舞台布置人员就餐的时间安排可能有所不同，确定由谁负责和监督所有的就餐事宜。
试听设备的搬动、装置设备拆卸都要多久?假如你找到两家不同的会展服务公司，一家负责舞台布置，另一家负责视听设备，那么一定要确保两家公司彼此了解对方的日程安排和时间表，以避免发生冲突。最好可以找一家可以满足你所有需求的兰州会展服务公司，但是，要衡量全套服务和单独服务的价格。了解一下，看看提供成套服务的公司是否拥有你所需要的设备，或者是否可以根据你的需要租用设备。你要保证获得最能满足你要求的设备，而不是单单使用现有的设备。
在试听装卸设备方面有何要求?在装置视听设备职工到达之前需要进行哪些安排?比如，吊灯要不要拆卸，进场的门够不够高，通风口要不要关闭以防止噪音等等。能否在最大程度上保证安装工作的顺利进行?又比如，你需要为工作人员做哪些准备，以保证留给他们最多的工作时间?你当然不希望安装队伍到场以后还要等到别人腾场地，你必须提前到场，为他们的到达做好准备工作。
还有什么额外开支需要列入预算?了解一切有可能发生的额外开支。根据兰州会议场地以往所举行的会议活动情况估算一下开支，将估算值列入预算。同时，留出预算10%的预备金，实际的花费少于预算总比超过预算要好。还有，一定要索取场地书面的开支预估。
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